KitaOne: Funktionen
und Vorteile der
Kita-Software
Kita-Digitalisierung? Unbedingt!
Mit der intelligenten und individuell
anpassbaren Lösung KitaOne.
KitaOne: So einfach
gelingt modernes
Kita-Management
KitaOne Funktionen zur tagesaktuellen
Erfassung, Auswertung und
Dokumentation aller relevanten Daten.
Kita-Verwaltungssoftware
schafft Überblick
KitaOne als transparentes, zentrales
Management aller To-Dos inklusive
Kommunikation nach außen.
KitaOne: Funktionen und Vorteile unserer Kita-Software
KitaOne besteht aus unterschiedlichen Software-Modulen, die in Kooperation mit führenden Kita-Trägern entwickelt wurden. Die einzelnen Bausteine lassen sich leicht anpassen, um Kernprozesse individuell abzubilden. Software und Workflow sind skalierbar, sowohl länder- als auch standortübergreifend.
Kundenstimmen
Christine Hagn
Leitung Elternberatung
Denk mit Kita
KitaOne besteht aus vielen einzelnen Bausteinen, die sich leicht individuell anpassen lassen. So sind wir in der Lage, unsere Prozesse mit einem Tool unkompliziert zu verwalten.
Marisa Mankarious
Teamleitung Vertrieb
Wichtel Akademie
Mit KitaOne haben wir zum ersten Mal eine „Live-Vernetzung“ aller Schnittstellen. Dank des Tools haben alle Mitarbeiter:innen die gleiche Grundlage und Ansicht, um Informationen effizienter auszutauschen.
Lena Pilney
Cluster Manager
Babilou Family
Der ausgereifte Dienstplan in KitaOne ermöglicht uns einen schnellen Überblick über die Personalsituation und ist für alle Berechtigten einsehbar. So können wir umgehend bei der Planung agieren.
Individuelle Workflows für alle Bereiche
KitaOne überführt manuelle Prozesse in automatisierte Workflows und unterstützt in der Prozessfindung und -Optimierung.Wir erstellen Workflows für alle Bereiche und passen diese auf individuelle Bedürfnisse an
- Recruiting
- Zeiterfassung
- Abwesenheiten
- Abrechnung
- Zuschüsse
- Platzanfrage
Beispielhafter Workflow einer Kita-Platzanfrage
Anmeldung
Die Anmeldung kann über die direkte Eingabe in KitaOne durch Mitarbeitende erfolgen, aber auch über Schnittstellen eigener Websites oder externer Plattformen und Kita-Planer.
Duplikatsprüfung
Alle Datensätze werden überprüft, so werden doppelte Datensätze vermieden.
Besichtigungstermine
Aus KitaOne wird direkt eine Einladungs-E-Mail mit Kalendereitrag und Wegbeschreibung an die Eltern versendet. Die E-Mail-Vorlagen können individuell angepasst werden.
Vertragserstellung
Die Verträge werden automatisch in KitaOne erstellt und per E-Mail verschickt. Auch hier ist die Anpassung aller Vorlagen möglich.
Erzeugung Kinderakte
Die Kinderakte wird erstellt, eine Checkliste für das Onboarding generiert und das Kind kann seiner Gruppe zugeteilt werden.
Vorteile der Kita-Software-Funktionen
Dokumentenablage &
Dokumentenmanagement
Vorlagen und Dokumente
für den Kita-Alltag
im System
Detaillierte
Personalplanung
Digitale Personalakte mit allen Details übersichtlich aufgebaut
Kita-Digitalisierung bei
Vertrieb & Platzvergabe
Kompletter digitaler Vertriebsfunnel für einfaches Kundenmanagement
Vereinfachtes
Recruiting
Schnelles Recruiting und einfache Abläufe im Bewerbungsprozess
Automatisierte Abrechnung
Unter Berücksichtigung individueller Beitragszuschüsse pro Kind
Kita-Software Features
Kita-Digitalisierung
Der komplette Vertriebsfunnel ist in KitaOne digital abgebildet. Von der Anfrage über die Homepage bis zum Vertragsabschluss und der Erstellung der Kinderakte. Einzelne Vorgänge werden von den beteiligten Mitarbeiter:innen im System betreut. Der ganzheitliche Lead-Workflow spart Zeit und gestaltet die interne Zusammenarbeit besonders effizient.
Darüber hinaus verfügt KitaOne über Schnittstellen zu allen relevanten Kita-Portalen. Ein separater Login – beispielsweise in den Kita-Planer – ist nicht mehr notwendig.
Mit der Kita-Software von KitaOne können Sie zum Beispiel:
✓ Besichtigungstermine vereinbaren
✓ Mit der Kita-Leitung/den Eltern kommunizieren
✓ Digitale Kinderakten
✓ Schnittstellen zu Kita-Portalen
Kita-Management
Von der Kita-Warteliste und Platzvergabe über die Kita-Personalplanung bis hin zum Kita-Controlling. KitaOne speichert alle relevanten Kennzahlen bezüglich aktueller und zukünftiger Auslastung. Eine fundierte Basis für alle Vertriebsentscheidungen sowie für eine exakte Kapazitätsplanung über alle Kita-Standorte hinweg.
✓ Wartelisten verwalten
✓ Verträge erstellen und versenden
✓ Auslastung und Kapazitäten auf einen Blick
Kita-Verwaltungssoftware
Erforderliche Daten und Informationen sind für alle Erzieher:innen und Mitarbeiter:innen von überall aus verfügbar. Das sichert eine professionelle Kommunikation, minimiert die Fehlerquote und fördert das selbstständige Arbeiten aller Teamkräfte.
KitaOne steuert Prozesse nachvollziehbar und effizient. Grundlage für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit – im Team und innerhalb der gesamten Organisation.
Kita-Software: Datenschutz integriert
Das flexible Rechtesystem der Kita-Verwaltungssoftware erlaubt es, den Zugang und die Bearbeitung von Daten auf bestimmte Mitarbeiter:innen zu beschränken. Entsprechende Genehmigungsprozesse sind in der Software automatisiert.
Automatisierte Abrechnung
Die Abrechnung und Rechnungserzeugung inkl. Email-Versand erfolgt vollständig automatisiert und berücksichtigt Rabatte und Zuschüsse. Das erleichtert die Umsatzverfolgung und ermöglicht eine präzise Umsatzprognose für zukünftige Abrechnungsabschnitte.
✓ Automatische Berechnung von Rabatten & Zuschüssen
✓ Unterstützung von DATEV und Microsoft Dynamics
Umfangreiche Vorlagen-Datenbank
Vorlagen und Dokumente für den Kita-Alltag können im System hinterlegt werden. Beispielsweise Buchungszeitänderungen, Terminbestätigungen und Verträge. Diese können digital bearbeitet und bei Bedarf direkt aus dem System heraus versendet werden.
✓ Dokumente-Versand direkt aus dem Tool
FAQ’s zur Kita-Software
Was sind die Vorteile einer Kita-Software?
Die zentrale Verwaltung und damit verbundene Zeitersparnis, Transparenz und Übersicht über alle laufenden Prozesse sowie ein zeitgemäßes, professionelles und rechtssicheres Auftreten gegenüber Kunden.
Welche Funktionen bietet KitaOne?
Vertrieb und Platzvergabe: z. B. Verwaltung von Wartelisten, Erstellung von Verträgen, Eltern-Kommunikation
Bewerber:innen- & Personalmanagement: z. B. Anlegen von digitalen Personalakte, Datenintegration direkt aus dem Bewerberformular
Finanzen & Controlling: z. B. automatisierte Abrechnung und Umsatzprognosen
Welche Prozesse können durch KitaOne unterstützt oder abgelöst werden?
Alle bisher lokal und individuell erfassten Daten werden zentral verwaltet, analysiert und für die jeweiligen Berechtigten übersichtlich aufbereitet.
Wie schnell können neue Standorte oder ganze Träger integriert werden?
Neue Standorte und ganze Träger können einfach per Knopfdruck in das System integriert werden.